ఐదు దశలు
ప్రతి నిర్వహణ DSAR కార్యక్రమంలో ఎన్ని వేర్వేరు పేర్లతో పిలిచినా అవే ఐదు దశలు ఉంటాయి:
- స్వీకరణ
- గుర్తింపు ధృవీకరణ
- అన్వేషణ మరియు ఆధారపడే మ్యాపింగ్
- స్పందన ముసాయిదా మరియు ఆమోదం
- అందజేత మరియు ఆడిట్
దశ 1: స్వీకరణ
అనేక స్వీకరణ ఛానెల్‌లు — వెబ్ ఫారమ్, యాప్‌లో స్వయం-సేవ, ఇమెయిల్, కస్టమర్ సపోర్ట్ ఎస్కలేషన్, తపాలా — అన్నీ ఒక ప్రత్యేక సూచన సంఖ్యతో ఒకే టికెట్ వరుసలో కలుస్తాయి. ఆ సూచనే మొత్తం సమయం Data Principal ట్రాకింగ్ ID మరియు మీ కేసు ID.
స్వీకరణ సమయంలో నమోదు చేయండి: ఏ హక్కు వినియోగించబడుతోంది (యాక్సెస్ / సవరణ / తొలగింపు / ఫిర్యాదు), Data Principal పేర్కొన్న గుర్తింపు (ఇమెయిల్, ఖాతా ID), అందిన తేదీ, వారు ఇచ్చిన ఏదైనా సందర్భం.
దశ 2: గుర్తింపు ధృవీకరణ
అభ్యర్థించినవారే Data Principal అని మీరు ధృవీకరించాలి. బలం క్రమంలో ధృవీకరణ పద్ధతులు:
- ప్రామాణీకరించిన సెషన్ (లాగిన్‌లో ఉండగా చేసిన అభ్యర్థన)
- బహుళ-కారక ధృవీకరణ (నమోదిత ఫోన్ లేదా ఇమెయిల్‌కు OTP)
- జ్ఞాన-ఆధారిత ప్రశ్నలు (చివరి లావాదేవీ, నమోదిత చిరునామా)
- పత్ర-ఆధారిత ధృవీకరణ (Aadhaar ఆఫ్‌లైన్ KYC, DigiLocker)
ధృవీకరణ ప్రమాణాన్ని సంబంధిత డేటా సున్నితత్వంతో సరిపోల్చండి. మార్కెటింగ్ జాబితా నమోదు తొలగింపుకు ఆర్థిక లావాదేవీ చరిత్ర తొలగింపు కంటే తక్కువ అవసరం.
దశ 3: అన్వేషణ మరియు ఆధారపడే మ్యాపింగ్
విఫల DSAR స్పందనలకు అతి పెద్ద ఏకైక కారణం: బృందం ఒక సిస్టమ్‌ను మరిచిపోయింది. వినియోగదారు మీ CRM లో, మీ సపోర్ట్ హెల్ప్‌డెస్క్‌లో, మీ మార్కెటింగ్ ఆటోమేషన్ సాధనంలో, మీ విశ్లేషణ వేదికలో, మీ డేటా గిడ్డంగిలో, మీ బ్యాకప్‌లలో ఉంటారు — బహుశా మీ ప్రాసెసర్ల సిస్టమ్‌లలో కూడా.
Data Principal డేటాను కలిగి ఉండగల ప్రతి సిస్టమ్ యొక్క ఆధారపడే మ్యాప్ (RoPA ప్రకారం) నిర్వహించండి. DSAR వర్క్‌ఫ్లో జాబితాలోని ప్రతి సిస్టమ్‌ను తనిఖీ చేసి, ఫలితాలను సేకరించి, ఏకీకృతం చేస్తుంది.
దశ 4: స్పందన ముసాయిదా మరియు ఆమోదం
సంక్లిష్ట అభ్యర్థనలకు స్పందనలో ఉంటాయి:
- మేము ఏ డేటాను కలిగి ఉన్నాము (వర్గాలు మరియు మూలాలు)
- ప్రతి వర్గం ప్రయోజనం
- అభ్యర్థన పూర్తిగా, పాక్షికంగా నెరవేర్చగలమా, లేదా తిరస్కరించామా
- ఏదైనా పాక్షిక తిరస్కరణకు కారణాలు (ఉదా., చట్టబద్ధ నిలుపుదల)
- అసంతృప్తి చెందితే Data Principal తీసుకోగల తదుపరి చర్య (Grievance Officer వరకు, ఆపై DPBI వరకు ఎస్కలేషన్)
పంపే ముందు Privacy / DPO ఆమోదం. తిరస్కరణలకు న్యాయ ఆమోదం.
దశ 5: అందజేత మరియు ఆడిట్
Data Principal కోరిన ఛానెల్ (లేదా డిఫాల్ట్‌గా వారి నమోదిత ఛానెల్) ద్వారా అందించండి. అందజేతను లాగ్ చేయండి. పూర్తి ఆడిట్ ట్రయల్‌తో కేసును మూసివేయండి. SLA గణన మరియు RAG స్థితిని స్వయంచాలకం చేసే సిద్ధమైన స్ప్రెడ్‌షీట్ కోసం Template 10 (DSAR Tracker) వాడండి.
90-రోజుల SLA
Rule 14(3) స్పందనను 90 రోజులకు పరిమితం చేస్తుంది. ఇది గరిష్ఠ పరిమితి, లక్ష్యం కాదు. పరిణతి చెందిన కార్యక్రమాలు సాధారణ యాక్సెస్ అభ్యర్థనలకు 14-30 రోజులు, సంక్లిష్ట తొలగింపు లేదా సవరణకు ఎక్కువ లక్ష్యంగా పెట్టుకుంటాయి. మీ పంపిణీని ట్రాక్ చేయండి — మీరు స్థిరంగా 60 రోజుల పైన ఉంటే, మీ నిర్వహణ డిజైనే సమస్య.