ஐந்து கட்டங்கள்
ஒவ்வொரு செயல்பாட்டு DSAR திட்டமும் அதே ஐந்து கட்டங்களைக் கொண்டுள்ளது, அவை வேறுபட்ட முறையில் பெயரிடப்பட்டாலும்:
- உள்வாங்கல்
- அடையாள சரிபார்ப்பு
- கண்டறிதல் மற்றும் சார்பு வரைபடமாக்கல்
- பதில் வரைவு மற்றும் ஒப்புதல்
- வழங்கல் மற்றும் தணிக்கை
கட்டம் 1: உள்வாங்கல்
பல உள்வாங்கல் சேனல்கள் — web form, in-app self-service, email, வாடிக்கையாளர் ஆதரவு உயர்த்தல், தபால் — அனைத்தும் ஒரு தனித்துவமான குறிப்பு எண்ணுடன் ஒற்றை டிக்கெட் வரிசையில் ஒன்றிணைகின்றன. குறிப்பு என்பது Data Principal-இன் கண்காணிப்பு ID மற்றும் முழுவதும் உங்கள் வழக்கு ID.
உள்வாங்கலின்போது பதிவு செய்யவும்: எந்த உரிமை பயன்படுத்தப்படுகிறது (அணுகல் / திருத்தம் / அழித்தல் / குறை), Data Principal-இன் கூறப்பட்ட அடையாளங்காட்டி (email, account ID), பெறப்பட்ட தேதி, மற்றும் அவர்கள் வழங்கிய ஏதேனும் சூழல்.
கட்டம் 2: அடையாள சரிபார்ப்பு
கோரிக்கையாளர் Data Principal தான் என்பதை நீங்கள் சரிபார்க்க வேண்டும். வலிமையின் வரிசையில் சரிபார்ப்பு அணுகுமுறைகள்:
- அங்கீகரிக்கப்பட்ட session (உள்நுழைந்திருக்கும்போது செய்யப்பட்ட கோரிக்கை)
- பல-காரணி சரிபார்ப்பு (பதிவுசெய்யப்பட்ட தொலைபேசி அல்லது மின்னஞ்சலுக்கு OTP)
- அறிவு-அடிப்படையிலான கேள்விகள் (கடைசி பரிவர்த்தனை, பதிவுசெய்யப்பட்ட முகவரி)
- ஆவண-அடிப்படையிலான சரிபார்ப்பு (Aadhaar offline KYC, DigiLocker)
சம்பந்தப்பட்ட தரவின் உணர்திறனுக்கு ஏற்ப சரிபார்ப்புத் தரத்தைப் பொருத்துங்கள். ஒரு மார்க்கெட்டிங் பட்டியல் பதிவை அழிப்பதற்கு ஒரு நிதி பரிவர்த்தனை வரலாற்றை அழிப்பதை விடக் குறைவாகத் தேவைப்படுகிறது.
கட்டம் 3: கண்டறிதல் மற்றும் சார்பு வரைபடமாக்கல்
தோல்வியடைந்த DSAR பதில்களுக்கான ஒற்றை மிகப்பெரிய காரணம்: குழு ஒரு அமைப்பை மறந்துவிட்டது. பயனர் உங்கள் CRM, உங்கள் ஆதரவு helpdesk, உங்கள் மார்க்கெட்டிங் ஆட்டோமேஷன் கருவி, உங்கள் பகுப்பாய்வு தளம், உங்கள் தரவுக் கிடங்கு, உங்கள் backups — மற்றும் ஒருவேளை உங்கள் processors-இன் அமைப்புகளில் வாழ்கிறார்.
Data Principal தரவை வைத்திருக்கக்கூடிய ஒவ்வொரு அமைப்பின் சார்பு வரைபடத்தை (RoPA படி) பராமரிக்கவும். DSAR பணிப்பாய்வு பட்டியலில் உள்ள ஒவ்வொரு அமைப்பையும் கடந்து, கண்டுபிடிப்புகளைச் சேகரித்து, ஒருங்கிணைக்கிறது.
கட்டம் 4: பதில் வரைவு மற்றும் ஒப்புதல்
சிக்கலான கோரிக்கைகளுக்கு, பதில் உள்ளடக்கியது:
- நாங்கள் என்ன தரவு வைத்திருக்கிறோம் (வகைகள் மற்றும் ஆதாரங்கள்)
- ஒவ்வொரு வகைக்கும் நோக்கம்
- கோரிக்கையை முழுமையாக, பகுதியாக நிறைவேற்ற முடியுமா, அல்லது மறுக்க வேண்டுமா
- ஏதேனும் பகுதி மறுப்புக்கான காரணங்கள் (எ.கா., சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்பு)
- திருப்தியடையவில்லை என்றால் Data Principal எடுக்கக்கூடிய அடுத்த-படி (Grievance Officer-க்கு உயர்த்தல், பின்னர் DPBI)
அனுப்புவதற்கு முன் Privacy / DPO ஒப்புதல். மறுப்புகளுக்கு சட்ட ஒப்புதல்.
கட்டம் 5: வழங்கல் மற்றும் தணிக்கை
Data Principal கோரிய சேனல் மூலம் வழங்கவும் (அல்லது இயல்பாக அவர்களின் பதிவுசெய்யப்பட்ட சேனல்). வழங்கலை log செய்யவும். முழு தணிக்கைத் தடத்துடன் வழக்கை மூடவும். SLA கணக்கீடு மற்றும் RAG நிலையை தானியங்குபடுத்தும் வேலை செய்யப்பட்ட spreadsheet-க்கு Template 10 (DSAR Tracker)-ஐப் பயன்படுத்தவும்.
90-நாள் SLA
Rule 14(3) பதிலை 90 நாட்களுக்கு வரம்பிடுகிறது. இது ஒரு உச்சவரம்பு, ஒரு இலக்கு அல்ல. முதிர்ந்த திட்டங்கள் வழக்கமான அணுகல் கோரிக்கைகளுக்கு 14-30 நாட்களை இலக்காகக் கொள்கின்றன, சிக்கலான அழித்தல் அல்லது திருத்தத்திற்கு அதிக நேரம். உங்கள் விநியோகத்தைக் கண்காணியுங்கள் — நீங்கள் தொடர்ந்து 60 நாட்களுக்கு மேல் இருந்தால், உங்கள் செயல்பாட்டு வடிவமைப்பே பிரச்சனை.