ਪੰਜ ਪੜਾਅ
ਹਰ ਸੰਚਾਲਨ DSAR ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਵਿੱਚ ਭਾਵੇਂ ਕਿੰਨੇ ਵੀ ਵੱਖਰੇ ਨਾਵਾਂ ਨਾਲ ਬੁਲਾਓ, ਉਹੀ ਪੰਜ ਪੜਾਅ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:
- ਪ੍ਰਾਪਤੀ
- ਪਛਾਣ ਪੜਤਾਲ
- ਖੋਜ ਤੇ ਨਿਰਭਰਤਾ ਮੈਪਿੰਗ
- ਜਵਾਬ ਖਰੜਾ ਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ
- ਸਪੁਰਦਗੀ ਤੇ ਆਡਿਟ
ਪੜਾਅ 1: ਪ੍ਰਾਪਤੀ
ਕਈ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਚੈਨਲ — ਵੈੱਬ ਫਾਰਮ, ਐਪ ਵਿੱਚ ਸਵੈ-ਸੇਵਾ, ਈਮੇਲ, ਗਾਹਕ ਸਹਾਇਤਾ ਐਸਕਲੇਸ਼ਨ, ਡਾਕ — ਸਭ ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ ਹਵਾਲਾ ਨੰਬਰ ਨਾਲ ਇੱਕੋ ਟਿਕਟ ਕਤਾਰ ਵਿੱਚ ਮਿਲਦੇ ਹਨ। ਉਹੀ ਹਵਾਲਾ ਸਾਰਾ ਸਮਾਂ Data Principal ਦੀ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ID ਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਕੇਸ ID ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਵੇਲੇ ਦਰਜ ਕਰੋ: ਕਿਹੜਾ ਹੱਕ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ (ਪਹੁੰਚ / ਸੁਧਾਈ / ਮਿਟਾਉਣਾ / ਸ਼ਿਕਾਇਤ), Data Principal ਵੱਲੋਂ ਦੱਸਿਆ ਪਛਾਣਕਰਤਾ (ਈਮੇਲ, ਖਾਤਾ ID), ਮਿਲਣ ਦੀ ਤਾਰੀਖ਼, ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਵੱਲੋਂ ਦਿੱਤਾ ਕੋਈ ਵੀ ਪ੍ਰਸੰਗ।
ਪੜਾਅ 2: ਪਛਾਣ ਪੜਤਾਲ
ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਹੀ Data Principal ਹੈ, ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪੜਤਾਲਣਾ ਪਵੇਗਾ। ਮਜ਼ਬੂਤੀ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਪੜਤਾਲ ਤਰੀਕੇ:
- ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਸੈਸ਼ਨ (ਲਾਗ-ਇਨ ਹੁੰਦਿਆਂ ਕੀਤੀ ਬੇਨਤੀ)
- ਬਹੁ-ਕਾਰਕ ਪੜਤਾਲ (ਰਜਿਸਟਰਡ ਫ਼ੋਨ ਜਾਂ ਈਮੇਲ 'ਤੇ OTP)
- ਗਿਆਨ-ਆਧਾਰਿਤ ਸਵਾਲ (ਆਖ਼ਰੀ ਲੈਣ-ਦੇਣ, ਰਜਿਸਟਰਡ ਪਤਾ)
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼-ਆਧਾਰਿਤ ਪੜਤਾਲ (Aadhaar ਔਫਲਾਈਨ KYC, DigiLocker)
ਪੜਤਾਲ ਮਿਆਰ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਡਾਟੇ ਦੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲਤਾ ਨਾਲ ਮਿਲਾਓ। ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਸੂਚੀ ਦੀ ਇੰਦਰਾਜ਼ ਮਿਟਾਉਣ ਲਈ ਵਿੱਤੀ ਲੈਣ-ਦੇਣ ਇਤਿਹਾਸ ਮਿਟਾਉਣ ਨਾਲੋਂ ਘੱਟ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਪੜਾਅ 3: ਖੋਜ ਤੇ ਨਿਰਭਰਤਾ ਮੈਪਿੰਗ
ਅਸਫ਼ਲ DSAR ਜਵਾਬਾਂ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਇਕਹਿਰਾ ਕਾਰਨ: ਸਮੂਹ ਕੋਈ ਸਿਸਟਮ ਭੁੱਲ ਗਿਆ। ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਤੁਹਾਡੇ CRM ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੇ ਸਹਾਇਤਾ ਹੈਲਪਡੈਸਕ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੇ ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਸੰਦ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਪਲੇਟਫਾਰਮ 'ਤੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਡਾਟਾ ਗੁਦਾਮ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੇ ਬੈਕਅੱਪ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ — ਤੇ ਸ਼ਾਇਦ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਸੈਸਰਾਂ ਦੇ ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ।
Data Principal ਡਾਟਾ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹਰ ਸਿਸਟਮ ਦਾ ਨਿਰਭਰਤਾ ਨਕਸ਼ਾ (RoPA ਮੁਤਾਬਕ) ਸਾਂਭੋ। DSAR ਵਰਕਫਲੋ ਸੂਚੀ ਦੇ ਹਰ ਸਿਸਟਮ 'ਤੇ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਨਤੀਜੇ ਇਕੱਠੇ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤੇ ਇਕਸਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਪੜਾਅ 4: ਜਵਾਬ ਖਰੜਾ ਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ
ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲਈ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:
- ਅਸੀਂ ਕਿਹੜਾ ਡਾਟਾ ਰੱਖਦੇ ਹਾਂ (ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਤੇ ਸਰੋਤ)
- ਹਰ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਦਾ ਮਕਸਦ
- ਬੇਨਤੀ ਪੂਰੀ, ਅੰਸ਼ਕ ਪੂਰੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਰੱਦ
- ਕਿਸੇ ਅੰਸ਼ਕ ਇਨਕਾਰ ਦੇ ਕਾਰਨ (ਜਿਵੇਂ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਸੰਭਾਲ)
- ਅਸੰਤੁਸ਼ਟ ਹੋਣ 'ਤੇ Data Principal ਦਾ ਅਗਲਾ ਕਦਮ (Grievance Officer ਤੱਕ, ਫਿਰ DPBI ਤੱਕ ਐਸਕਲੇਸ਼ਨ)
ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ Privacy / DPO ਮਨਜ਼ੂਰੀ। ਇਨਕਾਰਾਂ ਲਈ ਕਾਨੂੰਨੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ।
ਪੜਾਅ 5: ਸਪੁਰਦਗੀ ਤੇ ਆਡਿਟ
Data Principal ਵੱਲੋਂ ਮੰਗੇ ਚੈਨਲ ਰਾਹੀਂ (ਜਾਂ ਡਿਫਾਲਟ ਵਜੋਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਰਜਿਸਟਰਡ ਚੈਨਲ ਰਾਹੀਂ) ਸਪੁਰਦ ਕਰੋ। ਸਪੁਰਦਗੀ ਲਾਗ ਕਰੋ। ਪੂਰੇ ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲ ਨਾਲ ਕੇਸ ਬੰਦ ਕਰੋ। SLA ਗਿਣਤੀ ਤੇ RAG ਸਥਿਤੀ ਸਵੈਚਾਲਿਤ ਕਰਦੀ ਤਿਆਰ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਲਈ Template 10 (DSAR Tracker) ਵਰਤੋ।
90-ਦਿਨ ਦਾ SLA
Rule 14(3) ਜਵਾਬ ਨੂੰ 90 ਦਿਨਾਂ 'ਤੇ ਸੀਮਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹੱਦ ਹੈ, ਟੀਚਾ ਨਹੀਂ। ਪਰਿਪੱਕ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਆਮ ਪਹੁੰਚ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲਈ 14-30 ਦਿਨ, ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਮਿਟਾਉਣ ਜਾਂ ਸੁਧਾਈ ਲਈ ਵੱਧ ਟੀਚਾ ਰੱਖਦੇ ਹਨ। ਆਪਣੀ ਵੰਡ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ — ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਲਗਾਤਾਰ 60 ਦਿਨਾਂ ਤੋਂ ਉੱਪਰ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਸੰਚਾਲਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਹੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ।