ಐದು ಹಂತಗಳು
ಪ್ರತಿ ನಿರ್ವಹಣಾ DSAR ಕಾರ್ಯಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಎಷ್ಟೇ ಬೇರೆ ಹೆಸರುಗಳಿಂದ ಕರೆದರೂ ಅವೇ ಐದು ಹಂತಗಳಿರುತ್ತವೆ:
- ಸ್ವೀಕಾರ
- ಗುರುತು ಪರಿಶೀಲನೆ
- ಅನ್ವೇಷಣೆ ಮತ್ತು ಅವಲಂಬನೆ ಮ್ಯಾಪಿಂಗ್
- ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಕರಡು ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆ
- ವಿತರಣೆ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆ
ಹಂತ 1: ಸ್ವೀಕಾರ
ಅನೇಕ ಸ್ವೀಕಾರ ಚಾನೆಲ್‌ಗಳು — ವೆಬ್ ನಮೂನೆ, ಆ್ಯಪ್‌ನಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂ-ಸೇವೆ, ಇಮೇಲ್, ಗ್ರಾಹಕ ಬೆಂಬಲ ಉನ್ನತೀಕರಣ, ಅಂಚೆ — ಎಲ್ಲವೂ ಅನನ್ಯ ಉಲ್ಲೇಖ ಸಂಖ್ಯೆಯೊಂದಿಗೆ ಒಂದೇ ಟಿಕೆಟ್ ಸರತಿಯಲ್ಲಿ ಸೇರುತ್ತವೆ. ಆ ಉಲ್ಲೇಖವೇ ಇಡೀ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ Data Principal ರ ಟ್ರ್ಯಾಕಿಂಗ್ ID ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಕರಣ ID.
ಸ್ವೀಕಾರದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಿ: ಯಾವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಚಲಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ (ಪ್ರವೇಶ / ತಿದ್ದುಪಡಿ / ಅಳಿಸುವಿಕೆ / ಕುಂದುಕೊರತೆ), Data Principal ತಿಳಿಸಿದ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ (ಇಮೇಲ್, ಖಾತೆ ID), ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಿನಾಂಕ, ಮತ್ತು ಅವರು ನೀಡಿದ ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭ.
ಹಂತ 2: ಗುರುತು ಪರಿಶೀಲನೆ
ವಿನಂತಿಸಿದವರೇ Data Principal ಎಂದು ನೀವು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಬಲದ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲನಾ ವಿಧಾನಗಳು:
- ದೃಢೀಕೃತ ಸೆಷನ್ (ಲಾಗಿನ್ ಆಗಿರುವಾಗ ಮಾಡಿದ ವಿನಂತಿ)
- ಬಹು-ಅಂಶ ಪರಿಶೀಲನೆ (ನೋಂದಾಯಿತ ಫೋನ್ ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ OTP)
- ಜ್ಞಾನ-ಆಧಾರಿತ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು (ಕೊನೆಯ ವಹಿವಾಟು, ನೋಂದಾಯಿತ ವಿಳಾಸ)
- ದಾಖಲೆ-ಆಧಾರಿತ ಪರಿಶೀಲನೆ (Aadhaar ಆಫ್‌ಲೈನ್ KYC, DigiLocker)
ಪರಿಶೀಲನಾ ಮಾನದಂಡವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡ ದತ್ತಾಂಶದ ಸೂಕ್ಷ್ಮತೆಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ. ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ಪಟ್ಟಿಯ ನಮೂದು ಅಳಿಸಲು ಆರ್ಥಿಕ ವಹಿವಾಟು ಇತಿಹಾಸ ಅಳಿಸುವುದಕ್ಕಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಬೇಕು.
ಹಂತ 3: ಅನ್ವೇಷಣೆ ಮತ್ತು ಅವಲಂಬನೆ ಮ್ಯಾಪಿಂಗ್
ವಿಫಲ DSAR ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ಅತಿ ದೊಡ್ಡ ಏಕೈಕ ಕಾರಣ: ತಂಡ ಒಂದು ಸಿಸ್ಟಂ ಅನ್ನು ಮರೆತಿದೆ. ಬಳಕೆದಾರರು ನಿಮ್ಮ CRM ನಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಬೆಂಬಲ ಹೆಲ್ಪ್‌ಡೆಸ್ಕ್‌ನಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಮಾರ್ಕೆಟಿಂಗ್ ಆಟೊಮೇಷನ್ ಸಾಧನದಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ಲೇಷಣಾ ವೇದಿಕೆಯಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ದತ್ತಾಂಶ ಉಗ್ರಾಣದಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಬ್ಯಾಕಪ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಇರುತ್ತಾರೆ — ಮತ್ತು ಬಹುಶಃ ನಿಮ್ಮ ಪ್ರೊಸೆಸರ್‌ಗಳ ಸಿಸ್ಟಂಗಳಲ್ಲೂ.
Data Principal ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದಾದ ಪ್ರತಿ ಸಿಸ್ಟಂನ ಅವಲಂಬನೆ ನಕ್ಷೆಯನ್ನು (RoPA ಪ್ರಕಾರ) ನಿರ್ವಹಿಸಿ. DSAR ಕಾರ್ಯಹರಿವು ಪಟ್ಟಿಯ ಪ್ರತಿ ಸಿಸ್ಟಂ ಅನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ, ಏಕೀಕರಿಸುತ್ತದೆ.
ಹಂತ 4: ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಕರಡು ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆ
ಸಂಕೀರ್ಣ ವಿನಂತಿಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಇರುತ್ತದೆ:
- ನಾವು ಯಾವ ದತ್ತಾಂಶ ಹೊಂದಿದ್ದೇವೆ (ವರ್ಗಗಳು ಮತ್ತು ಮೂಲಗಳು)
- ಪ್ರತಿ ವರ್ಗದ ಉದ್ದೇಶ
- ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಪೂರ್ಣವಾಗಿ, ಭಾಗಶಃ ಪೂರೈಸಬಹುದೇ, ಅಥವಾ ನಿರಾಕರಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ
- ಯಾವುದೇ ಭಾಗಶಃ ನಿರಾಕರಣೆಗೆ ಕಾರಣಗಳು (ಉದಾ., ಶಾಸನಬದ್ಧ ಧಾರಣ)
- ಅತೃಪ್ತರಾದರೆ Data Principal ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದಾದ ಮುಂದಿನ ಹೆಜ್ಜೆ (Grievance Officer ವರೆಗೆ, ನಂತರ DPBI ವರೆಗೆ ಉನ್ನತೀಕರಣ)
ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು Privacy / DPO ಅನುಮೋದನೆ. ನಿರಾಕರಣೆಗಳಿಗೆ ಕಾನೂನು ಅನುಮೋದನೆ.
ಹಂತ 5: ವಿತರಣೆ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನೆ
Data Principal ವಿನಂತಿಸಿದ ಚಾನೆಲ್ (ಅಥವಾ ಡೀಫಾಲ್ಟ್ ಆಗಿ ಅವರ ನೋಂದಾಯಿತ ಚಾನೆಲ್) ಮೂಲಕ ವಿತರಿಸಿ. ವಿತರಣೆಯನ್ನು ಲಾಗ್ ಮಾಡಿ. ಪೂರ್ಣ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧನಾ ಜಾಡಿನೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಮುಚ್ಚಿ. SLA ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮತ್ತು RAG ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸುವ ಸಿದ್ಧ ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್‌ಗಾಗಿ Template 10 (DSAR Tracker) ಬಳಸಿ.
90-ದಿನಗಳ SLA
Rule 14(3) ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು 90 ದಿನಗಳಿಗೆ ಸೀಮಿತಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಗರಿಷ್ಠ ಮಿತಿ, ಗುರಿ ಅಲ್ಲ. ಪ್ರೌಢ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯ ಪ್ರವೇಶ ವಿನಂತಿಗಳಿಗೆ 14-30 ದಿನ, ಸಂಕೀರ್ಣ ಅಳಿಸುವಿಕೆ ಅಥವಾ ತಿದ್ದುಪಡಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಗುರಿ ಇಡುತ್ತವೆ. ನಿಮ್ಮ ಹಂಚಿಕೆಯನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಿ — ನೀವು ನಿರಂತರವಾಗಿ 60 ದಿನಗಳ ಮೇಲಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ವಹಣಾ ವಿನ್ಯಾಸವೇ ಸಮಸ್ಯೆ.